Dla naszego klienta z branży akcesoriów GSM poszukujemy osoby na stanowisko Specjalista ds importu i zakupów.
Wymagania — kompetencje i doświadczenie
- Zaawansowana znajomość języka angielskiego (pisemna i mówiona)
- Doświadczenie we współpracy z chińskimi dostawcami/fabrykami – minimum 2 lata
- Znajomość przepisów importowych i celnych (kody HS, INCOTERMS, procedury odprawy)
- Praktyczna znajomość WeChat jako narzędzia biznesowego
- Bardzo dobra znajomość Excela (formuły, tabele przestawne, praca na większych zbiorach danych)
- Doświadczenie w pracy z systemem ERP (Subiekt GT lub podobny klasy)
- Umiejętność czytania i weryfikacji dokumentów handlowych (CI, PI, BL/AWB, certyfikaty)
Wymagania — cechy i predyspozycje
- Wysokie umiejętności analityczne
- Dokładność i skrupulatność
- Samodzielność w zgłaszaniu problemów, zanim staną się kosztowne
- Umiejętność utrzymywania odpowiedniej komunikacji z dostawcami
Zakres obowiązków:
Zarządzanie importem
- Nadzorowanie zamówień i ich zgodności z ustaleniami handlowymi — ilości, ceny zakupu, aspekty wizualne i funkcjonalne produktów względem zatwierdzonej specyfikacji.
- Weryfikacja dokumentów importowych (commercial invoice, proforma invoice, certyfikaty, poprawność adresu nadania) oraz ich zgodności z zamówieniem. Każdy dokument weryfikowany dokładnie, bez pomijania szczegółów.
- Weryfikacja poprawności danych na opakowaniach: brak literówek, poprawność i aktualność wskazanych certyfikatów, zgodność z aktualną, zatwierdzoną specyfikacją produktu. (Projektowanie i wygląd opakowania nie należy do tego stanowiska.)
- Wybór najoptymalniejszych form transportu dla danego zamówienia.
- Planowanie zamówień i harmonogramów produkcji z wyprzedzeniem tak, aby maksymalizować udział tańszych metod transportu (np. transport morski) kosztem droższych rozwiązań awaryjnych (np. kurier lotniczy) — z zastrzeżeniem, że przy nieprzewidzianych brakach towaru lub nagłych wzrostach sprzedaży kurier może pozostać jedynym możliwym rozwiązaniem.
- Konsolidowanie towaru lub opakowań pomiędzy dostawcami, jeżeli jest taka potrzeba.
- Kontakt z agencjami celnymi w celu prawidłowej odprawy przesyłek.
- Przesyłanie do agencji celnej dokumentów wymaganych do odprawy (m.in. zweryfikowanych faktur).
- Odbiór od agencji celnej dokumentów z informacją o naliczonych płatnościach (cło, VAT itp.) i ich weryfikacja.
- Weryfikacja zgodności odpraw celnych z zadeklarowanymi fakturami.
- Aktualizacja plików w Notion i dbanie o poprawność ich zawartości.
- Weryfikacja zgodności dostaw po przeliczeniu — w przypadku błędów: zgłoszenie do przełożonego wraz z propozycją rozwiązania.
- Wgrywanie dostaw do Subiekt GT.
- Informowanie przełożonego oraz całego zespołu na Slacku o każdym wgraniu dostawy.
- Zarządzanie rozliczeniami z dostawcami.
Zarządzanie zapasami
- Monitorowanie zapotrzebowania na towary od poszczególnych dostawców.
- Utrzymywanie odpowiednich stanów magazynowych — kluczowe produkty nie mogą zostać wyprzedane.
- Generowanie i przesyłanie propozycji zamówień do poszczególnych dostawców.
- Składanie zaakceptowanych zamówień u dostawców.
- Uzupełnianie i bieżąca aktualizacja bazy zamówień w Notion.
- Pilnowanie zgodności cen zakupu w zamówieniach z wcześniejszymi ustaleniami.
- Pilnowanie poprawności opakowań, instrukcji i innych danych na etapie zamówienia.
Dokumentacja i zgodność importowa
- Weryfikacja kompletności i aktualności certyfikatów od dostawców.
- Wystawianie deklaracji zgodności dla produktów — do podpisu przełożonego.
- Bieżące śledzenie zmian w przepisach importowych, celnych i dotyczących zgodności produktów/opakowań (m.in. CE, PPWR, RoHS, REACH, przepisy dot. baterii i akumulatorów, WEEE) w zakresie kategorii produktowych firmy.
- Samodzielna aktualizacja własnej wiedzy o obowiązujących wymaganiach importowych oraz informowanie przełożonego o zmianach mogących wpłynąć na produkty, opakowania lub proces importu.
- Zbieranie od dostawców dokumentacji materiałowej opakowań wymaganej pod PPWR (skład materiałowy, zawartość ołowiu/kadmu/rtęci/chromu sześciowartościowego, informacja o możliwości recyklingu).
- Archiwizacja dokumentacji compliance w uporządkowany sposób (Notion), z możliwością szybkiego odnalezienia dokumentu dla konkretnego produktu i partii.
- Flagowanie braków lub niezgodności dokumentacji do przełożonego przed złożeniem zamówienia lub wpłatą depozytu.
Nowe produkty
- Generowanie kodów EAN w bazie GS1 dla nowych produktów i uzupełnianie ich w zamówieniach.
- Przygotowywanie plików „Nowe produkty” do Subiekt GT — na etapie dodawania dostawy.
- Zastosowanie zatwierdzonego wskaźnika cenowego (np. % SRP lub stały cennik dla danej serii) przy wprowadzaniu cen — bez samodzielnego ustalania czy zmiany samego wskaźnika.
- Pilnowanie poprawności opakowań, instrukcji i pozostałych danych produktowych.
Zarządzanie bazą Subiekt GT / GS1
- Zarządzanie poprawnością bazy danych produktów w Subiekt GT.
- Zarządzanie poprawnością bazy danych produktów GS1.
- Zarządzanie poprawnością cen hurtowych oraz SRP — wyłącznie jako zastosowanie zatwierdzonego wskaźnika/cennika, nie jako decyzja handlowa.
Oferta:
- Umowa o pracę lub B2B
- Możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej
- Możliwość dostępu do rabatowanej oferty firmy
- Premie uznaniowe
- Sprzęt służbowy